Ошибки в заполнении 6 ндфл.

Список справок и отчетов, предоставляемых в государственные службы контроля за законностью ведения бизнеса, в 2016 году пополнил отчет со строгим названием «Расчет налогового агента» (далее Отчет), который предоставляется по форме 6-НДФЛ.

Цель

Отчет отражает состояние дел компании по вопросу начисления, удержания и уплаты НДФЛ.
НДФЛ облагаются денежные выгоды, полученные гражданами в организации. Бухгалтерия предприятия консолидировано платят налоговые вычеты с доходов, которые получили работники на предприятии.
По сути Отчет ежеквартально контролирует работодателя и защищает интересы работающих граждан. Отчет используется налоговой как инструмент, чтобы выявлять тех налогоплательщиков, которые задерживают или вовсе не выплачивают заработную плату тем, кто на него работает.
С введением Отчета налоговые органы получили прозрачность в действиях работодателя в отношении выплат доходов физическим лицам, с которыми он взаимодействует и осуществляет выплаты.

Структура

Состоит отчет 6-НДФЛ из титульного листа и двух разделов.
Титульный лист содержит информацию о налогоплательщике (коды, ИНН, КПП, наименование и т.п.), указывается код отделения налоговой инспекции, к которой относится предприятие, и информацию об отчете (количество страниц, например).
Раздел первый (строки «010-090») содержит информацию нарастающим итогом с начала года по текущий момент по суммам, которые начислены работникам и физическим лицам, с которыми взаимодействовало предприятие, в форме дохода. И информация о том, какие начислены и удержаны налоги.
Раздел второй отражает информацию о датах, когда физлицами доход получен за прошедший квартал. Кроме того, в разделе указывают информацию об удержаниях с указанных физических лиц налоговых взносов за истекший квартал (дата и размер удержания с физлица, дата перечисления в ФНС).

В Отчете налогоплательщик указывает информацию:

об организации;
о выплатах сотрудникам (оплата по трудовым договорам и контрактам, премии, дивиденды и т.п.);
о суммах вычетов;
о числах выдачи зарплаты и прочих выплат;
о суммах удержаний из доходов физических лиц;
о начисленных налоговых суммах и перечислении их в бюджет государства.

Штрафы

Если предприятие сдаст в инспекцию Отчет с неправильными показателями или укажет в разделах Отчета недостоверные сведения, которые:

способствовали уплате не полной суммы налоговых вычетов;
нарушили права граждан;

на нее накладываются штрафные санкции в виде денежного штрафа. Размер штрафа за допущенные налогоплательщиком ошибки не зависит от количества обнаруженных инспектором неточностей, так как штраф начисляется за факт сдачи документации с недочетами.
Штраф также станет итогом несдачи Отчета или сдачи его в налоговую инспекцию позже установленного законом срока.

Ошибки без штрафов

Федеральная налоговая служба РФ поясняет, что некоторые Отчета, сданные с ошибками, не будут основанием для начисления штрафов. Например, публиковались письма ФНС, в которых было указано, что ФНС применяет наказание в смягчающей форме к тем налогоплательщикам, которые допустили незначительные ошибки, не причинившие правам физлиц, на которых подаются сведения, ущерба. Не рассматривались также как серьезные нарушения ошибки, которые не стали причиной недоплат в бюджет по НДФЛ. То есть, мелкие арифметические неточности и незначительные орфографические ошибки не будут причиной для применения штрафных санкций к организации.
Но опытные предприниматели предпочитают тщательнее проверять строки, заполняемые в Отчете перед передачей Отчета в налоговую инспекцию, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций.
Если же даже после сдачи Отчета ошибка все-таки обнаружена, предприятию стоит незамедлительно предоставить в инспекцию уточненку, успев опередить инспекторов, тогда можно избежать и штрафных санкций, и дополнительных инспекций со стороны государственных контролирующих органов.
За какие ошибки в 6-НДФЛ будут штрафовать, рассмотрим далее.

2-НДФЛ и 6-НДФЛ

До 2016 года отчетом по перечисленным налоговым сборам с физлиц от организации была только справка 2-НДФЛ. Срок ее подачи в инспекцию − до конца марта года, следующего за отчетным. Теперь к 2-НДФЛ присоединился Отчет 6-НДФЛ, и он сдается в инспекцию ежеквартально.
Налоговики разработали контрольные соотношения между этими формами. Важно, чтобы информация по сотрудникам из 2-НДФЛ соотносились с общими показателями по всем физлицам из первого раздела с итоговыми годовыми данными Отчета 6-НДФЛ.
Возможно, что 2-НДФЛ и Отчет по 6-НДФЛ не сойдутся по контрольным соотношениям из-за последней в году зарплаты, она начислена может быть в декабре текущего года, а выдана на руки или перечислена карты сотрудникам в январе будущего года. Таким образом, НДФЛ начислен будет в декабре, а удержан в январе. В Отчет по 6-НДФЛ сумма налоговых удержаний за декабрь не включается, удержания появятся в этом отчете в январе, а информация указывается только в строке "начислено". В справке же 2-НДФЛ начисленные налоговые удержания отражаются в текущем периоде, независимо от того, в каком месяце они будут удержаны. То есть, начисленный на декабрьскую зарплату НДФЛ, попадает в справку 2-НДФЛ. Ошибкой такое несоответствие не считается. Читайте подробнее, как заполнить 2-НДФЛ, если зарплата начислена, но не выплачена .
По всем остальным несоответствиям контрольных соотношений руководителю предприятия предстоит сдать уточненку, например:

значение по строчке «080» Отчета не совпадает с данными по неудержанным налоговым вычетам со всех работников (консолидированная сумма неудержанных налоговых вычетов по всем справкам 2-НДФЛ в компании);
показатель по строчке «040» Отчета не соответствует сумме исчисленного НДФЛ по указанным ставкам по сумме значений всех 2-НДФЛ по соответствующим ставкам;
показатель по строчке «020» не соответствует сумме значений «Общая сумма дохода» всех справок 2-НДФЛ;
значение по строке «025» не соответствует сумме всех дивидендов, указанных в справках 2-НДФЛ;
значение по строчке «060» Отчета не соответствует общему количеству справок 2-НДФЛ, выданному работникам, получавших доход в указанном периоде.

Некоторым руководителям предприятий, сдающим 6-НДФЛ, штрафные санкции (за ошибки по несоответствиям) кажутся незначительными. Тщательно проверяйте уточненный Отчет на соответствие 2-НДФЛ и 6-НДФЛ (уточненка). Штрафные санкции по таким несоответствиям повторно – только начало неприятностей налогоплательщика, за ним последуют дополнительные уточнения и даже проверки.

Общие ошибки

При оформлении титульного листа бухгалтеры нередко допускают в этом документе по форме 6 НДФЛ ошибки при заполнении информации о кодах, ИНН и КПП. Даже в информацию, с которой бухгалтер работает каждый день, может закрасться опечатка, которую налоговая считает, как ошибки, за которые будут штрафовать. 6-НДФЛ – очень важная форма отчетности, любая ошибка для инспектора станет недостоверной информацией об организации. Ведь такой отчет инспектор не сможет даже идентифицировать, коды – это очень важная информация!
По той же невнимательности возникает другие ошибки в 6-НДФЛ, например, неправильно указано место нахождения, например, филиала организации, потому что в суете и заполнении нескольких отчетов (на каждое обособленное подразделение бухгалтер основного офиса заполняет отдельный Отчет) бухгалтер не поменяла этот адрес в соответствующей строке.
Часто при формировании Отчета ошибка кроется при указании кода отчетного периода.
К ошибкам можно отнести и сдачу Отчета, оформленного в организации, численность которой превышает 25 человек, на бумажном носителе. Для предприятий с таким штатом предусмотрена обязанность сдавать Отчет в электронном виде через оператора электронного документооборота.
Указанные ошибки послужат отказом в приеме Отчета, а инспекция присвоит организации статус не предоставившей Отчет. Как исправить ошибки в 6-НДФЛ? Предприятию предстоит в таком случае исправить ошибки и подать Отчет заново как первичный с кодом корректировки «000». На юридическое лицо и на руководителя организации лично накладываются отельные штрафы.
Ошибки, допущенные в расчетах, не замеченные инспектором при приеме документов, но выявленные при обработке предоставленных данных позднее, организации предстоит исправить и предоставить в налоговую инспекцию уточненный Отчет. Код корректировки уточняющих Отчетов будет совпадать с номером попытки сдать Отчет в инспекцию: «001», «002» и т.д.

Ошибки первого раздела

Часто встречающаяся ошибка при внесении данных и расчета показателей в первый раздел заключается в том, что показатели указываются в строках не нарастающим итогом.
Приведем примеры, какие еще ошибки в 6-НДФЛ, за которые оштрафуют, могут быть допущены в первом разделе:

строчка «020»: включен доход, не облагаемый НДФЛ;
строчка «070»: в показатель включен налоговый вычет, удержание которого будет произведено только в следующем квартале (НДФЛ по заработной плате, начисленной в последнем месяце квартала, а выданной по факту в первый месяц следующего квартала);
строка «080»: в показателе учтена сумма налоговых удержаний, по которым не наступил момент уплаты.

Если сотруднику начислены заработанные деньги в рамках квартала, но период истек, а они еще не выплачивалась в связи с финансовыми проблемами налогоплательщика, то сведения о них вносятся только в первый раздел (в строке «020» – начисленная оплата; в строке «040» – начисленный подоходный налог; в строках «070» и «080» для переходящей оплаты ставим 0 до момента фактической выдачи денежных средств). Учет во втором разделе в таком случае не производится.
Строчка «070» часто содержит ошибки, связанные с тем, что бухгалтер указывает в ней сумму налогового вычета, которая подлежит удержанию только в следующем периоде (особенно часто это касается вопросов, связанных с заработной платой, выплачиваемой в первом месяце следующего квартала). При возникновении такой ошибки, важно в последующем отчете осуществить и отразить в Отчете фактическую выплату, уточненный Отчет предоставлять по этой ошибке ФНС не требует.

Ошибки второго раздела

Второй раздел заполняется с указанием данных только за последний квартал. Подчас организации сдают отчеты, указывая данные второго раздела нарастающим итогом, по аналогии с первым разделом, что признается как грубые ошибки 6-НДФЛ.
Для проверки правильности заполнения второго раздела рекомендуется сумму налоговых удержаний по строчке «140» уменьшить на показатель строчки «090», рассчитанная сумма должна в разделе два быть внесена в казну в промежутке времени между строками «110» и «120». Если сумма учитывается в заданном строчками периоде (с числа удержания налога до числа его перечисления), то инспекцией такой результат будет засчитан. Если же в результате получилось, что сумма «падает» раньше срока, то такой результат будет причиной возникновения задолженности. Налоговая выставит требование.
При расторжении с сотрудниками трудовых отношений и увольнении работнику выдается заработная плата за истекший месяц и фактически отработанные дни в текущем, а также компенсация за неиспользованные дни отпуска. Ошибкой считается, если бухгалтер не отразит заработок за прошлый месяц отдельно от суммы компенсации с оплатой труда в текущем периоде.

Требование из ФНС

В случае, если у бухгалтера приняли в налоговой Отчет, и вдруг приходит требование с указанием на код ошибки 0000000001 в 6-НДФЛ, что это? Речь идет о том, что по предоставленному налоговикам отчету требуются уточнения, по данным налогового органа, возможно, произошло несоответствие контрольных соотношений. Если Вы уверены, что в самом Отчете ошибок никаких быть не может, то Вам необходимо проверить, нет ли в отчетах, предоставленных в Фонды и в ФНС расхождений по сведениям, в них указанным, относительно застрахованных физических лиц. Если по результатам Вашей проверки, никаких ошибок нет - сообщите об этом в ФНС, указав, что Вами не обнаружено никаких расхождений с данными, предоставленными в ФНС.

Заключение

При заполнении Отчета следует внимательно указывать все рассчитанные показатели и даты. На путанице в датах основаны самые распространённые ошибки 6-НДФЛ (как исправить эти ошибки мы рассказали). Многие ошибки при сдаче Отчета допущены бухгалтером из-за переходящих платежей, начисление которых производится в текущем квартале, а выплата – в следующем.
Перед подачей Отчета в налоговую инспекцию рекомендуется еще раз самостоятельно проверить все контрольные соотношения, которые ФНС использует при проверке Отчетов, на ошибки в 6-НДФЛ. Как исправить ошибки без штрафа, знает каждый бухгалтер – сдать уточненный Отчет с исправлением и успеть до того, как ошибку обнаружит инспектор.
Если уже после передачи уточненного Отчета в налоговую инспекцию Вы обнаружили, что закралась еще ошибка в 6-НДФЛ, что делать? Следует незамедлительно подать следующий уточненный Отчет с исправленной ошибкой, указав на титульном лисе код документа, соответствующий попытке подачи правильного Отчета (001, 002, 003 и т.д.).
Рекомендуется при формировании отчета проконтролировать, не забыл ли бухгалтер учесть в качестве доходов физических лиц, не являющихся сотрудниками организации. Налоговая инспекция признает нарушителем налогоплательщика, который ошибся в Отчете 6-НДФЛ, если не указал за прошлый квартал (за прошлый квартал – значит за квартал, не позднее предыдущего), например, расчеты с арендодателем – физическим лицом.
Важным моментом признается совпадение данных, указанных предприятием в отчете 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Расхождение данных станут предметом пристального внимания инспекторов и причиной тщательных проверок.

Какие ошибки встречаются при заполнении формы 6-НДФЛ и какие разъяснения по ним приводит ФНС в своих письмах? Как правильно определить дату фактического получения доходов ( , премии, больничные и т. д.) и срок перечисления налога с них?

Несмотря на то, что расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (ф. 6-НДФЛ) (далее – расчет), представляется не первый год, до сих пор его заполнение у многих налоговых агентов вызывает затруднения.

Какие ошибки чаще всего встречаются в таком отчете и как их избежать, рассмотрим в статье.

При заполнении расчета необходимо руководствоваться положениями Налогового кодекса, Порядком, а также разъяснениями ФНС. Кроме того, налоговая служба подготовила краткий обзор нарушений в части заполнения и представления расчета (Письмо от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).

Заполнение раздела 1.

Напомним, что в разд. 1 расчета указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке. При заполнении данного раздела налоговые агенты допускают следующие ошибки:

1) заполнение раздела 1 не нарастающим итогом. Это прямо противоречит п. 3.1 Порядка;

2) включение в строку 020 «Сумма начисленного дохода» доходов, не облагаемых НДФЛ. В соответствии с п. 3.3 Порядка по данной строке следует отражать обобщенную по всем физическим лицам сумму начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. При этом доходы, не подлежащие обложению НДФЛ в соответствии со ст. 217 НК РФ, в расчете не отражаются (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@);

3) отражение в строке 070 «Сумма удержанного налога» сумм налога, которые будут удержаны только в следующем отчетном периоде. Такая ошибка, как правило, допускается при указании НДФЛ с сумм заработной платы, которая начислена в одном отчетном периоде, а выплачена в другом (например, при выплате в апреле заработной платы за март). С учетом того, что налог удерживается из заработной платы при непосредственной ее выплате, относительно приведенного примера сумма налога должна указываться в отчете за полугодие, а не в отчете за I квартал;

4) указание в строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» налога, обязанность по удержанию и перечислению которого еще не наступила. В соответствии с п. 3.3 Порядка в строке 080 расчета указывается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода в случаях, когда у налогового агента нет возможности удержать исчисленную сумму налога.

По разъяснениям, приведенным ФНС в Письме № БС-4-11/13984@ (вопрос 5), по данной строке отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.

Таким образом, в случае отражения по строке 080 суммы налога, удержанной в следующем отчетном периоде (периоде представления), налоговому агенту следует представить уточненный расчет за соответствующий период;

5) отражение в строке 080 разницы между начисленным и удержанным налогом. Такое заполнение указанной строки является ошибочным и будет признано налоговыми органами как нарушение порядка заполнения расчета и несоблюдение разъяснений ФНС.

Заполнение раздела 2.

Согласно п. 4.1 Порядка в разд. 2 расчета указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

ФНС неоднократно разъясняла, что в разд. 2 расчета отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца отчетного периода (письма от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, от 16.01.2017 № БС-4-11/499, от 22.05.2017 № БС-4-11/9569). К примеру, при заполнении расчета за 2017 год в его разд. 2 отражаются операции, произведенные за октябрь, ноябрь и декабрь 2017 года.

Несмотря на это, некоторые налоговые агенты продолжают заполнять разд. 2 расчета нарастающим итогом с начала года, что является грубейшим нарушением.

В соответствии с п. 4.2 Порядка при заполнении разд. 2 расчета блоки из строк 100 – 140 заполняются отдельно по каждому сроку перечисления налога, в том числе в случаях, когда различные виды доходов имеют одну дату их фактического получения, но разные сроки перечисления налога. На это указывается в письмах ФНС РФ от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@, от 11.05.2016 № БС-4-11/8312. К примеру, 31.05.2017 выплачена за май и отпускные за июнь. Несмотря на то, что датой фактического получения указанных доходов на основании ст. 223 НК РФ признается один день – 31.05.2017, данные по ним включаются в разд. 2 расчета отдельными блоками в связи с тем, что сроки перечисления налога по этим доходам разные:

по отпускным срок перечисления налога выпадает на 31.05.2017;

по заработной плате – на 01.06.2017.

ФНС в Письме № ГД-4-11/22216@ (п. 19) также отмечает, что невыделение в отдельные группы межрасчетных выплат (заработной платы, опускных, больничных и т. д.) является нарушением порядка заполнения расчета.

При заполнении строк 100 – 140 по различным видам доходов наиболее распространенными ошибками являются неверное указание даты фактического получения дохода (строка 100), даты удержания налога (строка 110) и срока перечисления налога (строка 120). Далее рассмотрим, как правильно заполнить такие строки.

Выплата заработной платы.

В соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, за который был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который был начислен доход.

Согласно общим правилам, установленным п. 4 ст. 226 НК РФ, налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Данные правила распространяются на все виды выплат, за исключением доходов, полученных в натуральной форме и в виде материальной выгоды, в отношении которых установлены особенности удержания налога.

На основании п. 6 ст. 226 НК РФ с доходов в виде оплаты труда налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты таких сумм.

При указании в разд. 2 расчета срока перечисления налога необходимо учитывать правила переноса сроков, определенных п. 7 ст. 6.1 НК РФ: в случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Заработную плату за ноябрь 2017 года в сумме 100 000 руб. выплатили 30.11.2017. Сумма НДФЛ составила 13 000 руб.

В разд. 2 расчета за 2017 год данные операции отразятся следующим образом:

по строке 100 указывается 30.11.2017;

по строке 110 – 30.11.2017;

по строке 120 – 01.12.2017;

по строке 130 – 100 000;

по строке 140 – 13 000.

Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом) независимо от того, выпадает указанная дата на выходной или нерабочий праздничный день (Письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@).

Начисленные доходы, а также исчисленный с них налог включаются в расчет за соответствующий , если дата их фактического получения приходится на данный период. Сумма удержанных и перечисленных налогов включается в расчет только в том случае, если срок их удержания и перечисления также не выходит за рамки отчетного периода (письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@, от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).

К примеру, заработная плата за июнь 2017 года выплачена 03.07.2017. В этом случае в разд. 2 расчета:

а) за полугодие 2017 года по строке 130 отражается сумма начисленной заработной платы с указанием по строке 100 даты 30.06.2017;

б) за девять месяцев 2017 года указывается:

по строке 110 – 03.07.2017;

по строке 120 – 04.07.2017;

по строке 140 – сумма удержанного налога.

В аналогичном порядке отражаются операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом календарном году.

Не стоит путать дату фактического перечисления налога и последний срок его перечисления.

Поэтому, даже если вы перечислили налог в бюджет раньше срока, в строке 120 разд. 2 расчета необходимо указать именно дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога (Письмо ФНС РФ от 20.01.2016 № БС-4-11/546@).

Выплата отпускных.

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Работник учреждения идет в отпуск с 01.06.2017.

Сумма оплаты отпуска за июнь 2017 года (7 000 руб.) работнику выплачена 25.05.2017. Сумма НДФЛ, исчисленная с отпускных, составила 910 руб.

В разд. 2 расчета за полугодие 2017 года данная операция отразится следующим образом:

по строке 100 указывается 25.05.2017;

по строке 110 – 25.05.2017;

по строке 120 – 31.05.2017;

по строке 130 – 7 000;

по строке 140 – 910.

Порядок отражения в разд. 2 расчета операций по оплате отпуска с последующим увольнением разъясняется в Письме ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@. Допустим, что оплата отпуска произведена 15.03.2017. В этом случае в разд. 2 расчета за I квартал 2017 года такая операция отразится следующим образом:

по строке 100 указывается 15.03.2017;

по строке 110 – 15.03.2017;

по строке 120 – 31.03.2017;

Оплата услуг, оказанных по договору гражданско-правового характера.

Датой фактического получения дохода в виде вознаграждения за оказание услуг по договору гражданско-правового характера считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Удержать начисленную сумму налога с указанных доходов налоговые агенты обязаны при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить суммы исчисленного и удержанного налога с указанных доходов налоговым агентам необходимо не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

Стоит отметить, что в случае, когда акт выполненных работ (оказанных услуг) подписан в одном месяце, а вознаграждение выплачено в другом месяце, расчет заполняется по факту выплаты такого вознаграждения (Письмо ФНС РФ № БС-4-11/14329@).

С физическим лицом 05.02.2017 заключен договор гражданско-правового характера на выполнение строительных работ.

Акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору гражданско-правового характера подписан в марте 2017 года, а вознаграждение в сумме 20 000 руб. физическому лицу за оказание услуг по данному договору выплачено в апреле 2017 года (06.04.2017). Сумма исчисленного НДФЛ составила 2 600 руб.

Данная операция подлежит отражению в разд. 1 и 2 расчета за полугодие 2017 года. При этом в разд. 2 необходимо указать:

по строке 100 – 06.04.2017;

по строке 110 – 06.04.2017;

по строке 120 – 07.04.2017;

по строке 130 – 20 000;

по строке 140 – 2 600.

Оплата больничных.

Датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Удержать налог с пособий налоговые агенты обязаны при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). При этом перечисление исчисленного и удержанного налога при выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) налоговые агенты обязаны произвести не позднее последнего числа месяца, в котором осуществлялись такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Работник находился на больничном с 5 по 9 июня 2017 года.

В разд. 2 расчета 6-НДФЛ данные операции отразятся следующим образом:

по строке 100 – 15.06.2017;

по строке 110 – 15.06.2017;

по строке 120 – 30.06.2017;

по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Стоит отметить, что отражение операций по оплате больничных в расчете отражается по факту выплаты пособий. В случае, если доход в виде пособия по временной нетрудоспособности начислен в одном отчетном периоде, а выплачен в другом, такой доход, а также исчисленный с него налог отражаются в разд. 1 и 2 расчета в том периоде, в котором произведена выплата пособия (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Пособие по временной нетрудоспособности, начисленное работнику за июнь 2017 года, перечислено 5 июля 2017 года.

Данная операция подлежит отражению в разд. 1, 2 расчета за девять месяцев 2017 года. При этом при заполнении разд. 2 расчета операция по выплате в июле пособия отражается следующим образом:

по строке 100 – 05.07.2017;

по строке 110 – 05.07.2017;

по строке 120 – 31.07.2017;

по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Поскольку пособие фактически перечислено в июле, основания для отражения данной операции в строках 020 и 040 разд. 1 расчета за полугодие 2017 года отсутствуют. Наличие значений в указанных строках будет считаться ошибкой (п. 9 Письма № ГД-4-11/22216@).

Выплата премий.

В целях отражения в расчете сумм премий необходимо правильно определить дату фактической ее выплаты. Вот что на этот счет разъясняет ФНС:

1. Датой фактического получения дохода в виде премий, являющихся составной частью оплаты труда и выплачиваемых в соответствии с трудовым договором и принятой в организации системой оплаты труда на основании положений ТК РФ, признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход в соответствии с трудовым договором (контрактом). К таким выплатам относятся премии за производственные результаты, выплачиваемые по итогам месяца (письма ФНС РФ от 14.09.2017 № БС-4-11/18391, от 09.08.2017 № ГД-4-11/15678@). Например, доход в виде премии за производственные результаты за февраль 2017 года на основании приказа от 31.03.2017 работнику выплачен 28.04.2017, следовательно, датой фактического получения данного дохода признается 28.02.2017. Эта операция отражается в расчете за I квартал 2017 года по строкам 020, 040, 060. По строке 070 данная операция приводится в расчете за полугодие 2017 года. При этом в разделе 2 расчета за полугодие 2017 года указывается:

по строке 100 – 28.02.2017;

по строке 110 – 28.04.2017;

по строке 120 – 02.05.2017 (с учетом положений п. 7 ст. 6.1 НК РФ);

по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

2. В случае начисления и выплаты сотрудникам организации премий (годовых, единовременных), являющихся составной частью оплаты труда, например, премии по итогам работы за 2016 год, приказ о выплате которой датирован 15 июня 2017 года, дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (Письмо ФНС РФ от 06.10.2017 № ГД-4-11/20217@).

3. Дата фактического получения дохода в виде иных премий, не относящихся в соответствии с ТК РФ к оплате труда, определяется как день выплаты указанного дохода налогоплательщику, в том числе перечисления на счет налогоплательщика в банке (Письмо ФНС РФ от 11.04.2017 № БС-4-11/6836@). Речь идет о премиях, выплачиваемых к юбилею, праздничным датам.

Для того чтобы избежать ошибок при заполнении расчета, налоговым агентам необходимо учитывать не только положения НК РФ и Порядка, но и разъяснения ФНС, доведенные в письмах указанного ведомства. В данном материале отмечены некоторые ошибки, допускаемые в разд. 1 и 2 расчета чаще других. Кроме того, рассмотрены правила и особенности определения даты фактического получения дохода и срока перечисления налога в отношении наиболее распространенных видов доходов: заработная плата, отпускные, премии, больничные и т. д.

Напомним, что правильность заполнения расчета можно проверить с помощью контрольных соотношений, направленных Письмом ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, а раздел 2 - только за последние три месяца отчетного периода. Некоторые бухгалтеры забывают об этом и делают наоборот.

Какие еще ошибки совершают налоговые агенты при заполнении этого расчета? Много ошибок. ФНС сгруппировала наиболее частые и перечислила их в письме .

Представляем вам построчный анализ «косяков» бухгалтеров при заполнении 6-НДФЛ.

Строка 020 (доход)

Бухгалтеры ошибочно указывают по строке 020 доходы, полностью не подлежащие обложению НДФЛ . Между тем ФНС в своем письме от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ сообщала, что в этой строке не отражаются доходы, не подлежащие обложению НДФЛ, перечисленные в статье 217 НК РФ.

Таким образом, в этой строке не должны фигурировать, в частности, пособия по уходу за ребенком, пособия по беременности и родам, материальная помощь до 4000 рублей, материальная помощь при рождении ребенка до 50000 рублей и т.д.

Иногда бухгалтеры отражают доходы в виде пособия по временной нетрудоспособности в разделе 1 в том периоде, за который начислено пособие . Между тем датой фактического получения такого дохода считается день выплаты дохода (пп.1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности отражается в том периоде, в котором выплачен такой доход.

Строка 050 (авансовые платежи иностранцев)

Если по строке 050 раздела сумма фиксированных авансовых платежей превышает сумму исчисленного налога , такой отчет с не пройдет проверку на контрольные соотношения.

Налоговики направят налоговому агенту уведомление о выявленных ошибках и дадут 5 дней на внесение исправлений.

Напомним, согласно п.7 ст. 227.1 в случае, если сумма уплаченных за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду фиксированных авансовых платежей превышает сумму налога, исчисленную по итогам этого налогового периода исходя из фактически полученных налогоплательщиком доходов, сумма такого превышения не является суммой излишне уплаченного налога и не подлежит возврату или зачету налогоплательщику.

Строка 070 (удержанный налог)

Иногда бухгалтеры по строке 070 отражают сумму налога, которая будет удержана только в следующем отчетном периоде (например, зарплата за сентябрь, выплаченная в октябре).

Это неправильно. По этой строке отражается общая сумма налога, удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода. Поскольку удержание суммы налога с дохода в виде заработной платы, начисленной за сентябрь, но выплаченной в октябре, налоговым агентом должно производиться в октябре непосредственно при выплате заработной платы, то строка 070 за 3 квартал 2017 года не заполняется. Об этом налоговики сообщали письме от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@.

Строка 080 (неудержанный налог)

Порой бухгалтеры по строке 080 указывают сумму налога с заработной платы, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде , то есть, когда срок исполнения обязанности по удержанию и перечислению НДФЛ не наступил.

Кроме того, бухгалтеры совершают еще одну ошибку - указывают в этой строке разницу между исчисленным и удержанным налогом .

Между тем по строке 080 следует показывать общую сумму налога, не удержанную налоговым агентом с полученных физлицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.

Строка 100 (дата получения дохода)

Иногда при выплате зарплаты налоговые агенты в строке 100 указывают фактическую дату перечисления денежных средств , тогда как датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Кроме того, иногда по строке 100 при выплате премии по итогам работы за год указывается последний день месяца, которым датирован приказ о премировании. Однако дата фактического получения дохода в виде премии по итогам работы за год определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Разъяснения по этому вопросу ФНС дала в письме от 06.10.2017 N ГД-4-11/20217@.

Строка 120 (срок перечисления НДФЛ)

Некоторые бухгалтеры ошибочно полагают, что в строке 120 надо указывать фактическую дату перечисления НДФЛ . Между тем эта строка заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ.

Еще одна распространенная ошибка бухгалтеров - указание в строках 100, 110, 120 сроков за пределами отчетного периода .

Правильно в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражать те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода. Если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде, в котором завершена. При этом операция считается завершенной в том отчетном периоде, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с пп. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ.

Строка 140 (удержанный налог)

В этой строке иногда ошибочно указывается сумма удержанного налога с учетом суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом , тогда как следует указывать обобщенную сумму удержанного налога в указанную в строке 110 дату. То есть, указывается именно та сумма НДФЛ, которая удержана.

Какие еще ошибки в разделе 2

Иногда бухгалтеры дублируют в разделе 2 формы 6-НДФЛ операции, начатые в одном отчетном периоде, а завершенные в другом . Это неправильно. Отражать операцию нужно один раз - в периоде ее завершения.

Зачастую при заполнении расчета не выделяют в отдельную группу межрасчетные выплаты (заработная плата, отпускные, больничные и т.д.) . Однако порядком заполнения расчета предусмотрено, что блок строк 100 - 140 раздела заполняется по каждому сроку перечисления налога отдельно, если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога.

Л. Ларцева/эксперт журнала «Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение»

Несмотря на то, что расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (ф. 6‑НДФЛ) (далее – расчет), представляется не первый год, до сих пор его заполнение у многих налоговых агентов вызывает затруднения.

Какие ошибки чаще всего встречаются в таком отчете и как их избежать, рассмотрим в статье.

Заполнение раздела 1

1) заполнение раздела 1 не нарастающим итогом. Это прямо противоречит п. 3.1 Порядка;

Заполнение раздела 2

В соответствии с п. 4.2 Порядка при заполнении разд. 2 расчета блоки из строк 100 – 140 заполняются отдельно по каждому сроку перечисления налога, в том числе в случаях, когда различные виды доходов имеют одну дату их фактического получения, но разные сроки перечисления налога. На это указывается в письмах ФНС РФ от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@, от 11.05.2016 № БС-4-11/8312. К примеру, 31.05.2017 выплачена заработная плата за май и отпускные за июнь. Несмотря на то, что датой фактического получения указанных доходов на основании ст. 223 НК РФ признается один день – 31.05.2017, данные по ним включаются в разд. 2 расчета отдельными блоками в связи с тем, что сроки перечисления налога по этим доходам разные:

– по отпускным срок перечисления налога выпадает на 31.05.2017;

– по заработной плате – на 01.06.2017.

Выплата заработной платы. В соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, за который был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Заработную плату за ноябрь 2017 года в сумме 100 000 руб. выплатили 30.11.2017. Сумма НДФЛ составила 13 000 руб.

В разд. 2 расчета за 2017 год данные операции отразятся следующим образом:

– по строке 100 указывается 30.11.2017;

– по строке 110 – 30.11.2017;

– по строке 120 – 01.12.2017;

– по строке 130 – 100 000;

– по строке 140 – 13 000.

Начисленные доходы, а также исчисленный с них налог включаются в расчет за соответствующий отчетный период, если дата их фактического получения приходится на данный период. Сумма удержанных и перечисленных налогов включается в расчет только в том случае, если срок их удержания и перечисления также не выходит за рамки отчетного периода (письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@, от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).

К примеру, заработная плата за июнь 2017 года выплачена 03.07.2017. В этом случае в разд. 2 расчета:

а) за полугодие 2017 года по строке 130 отражается сумма начисленной заработной платы с указанием по строке 100 даты 30.06.2017;

б) за девять месяцев 2017 года указывается:

– по строке 110 – 03.07.2017;

– по строке 120 – 04.07.2017;

– по строке 140 – сумма удержанного налога.

В аналогичном порядке отражаются операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом календарном году.

Не стоит путать дату фактического перечисления налога и последний срок его перечисления. Поэтому, даже если вы перечислили налог в бюджет раньше срока, в строке 120 разд. 2 расчета необходимо указать именно дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога (Письмо ФНС РФ от 20.01.2016 № БС-4-11/546@).

Выплата отпускных. В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

Работник учреждения идет в отпуск с 01.06.2017. Сумма оплаты отпуска за июнь 2017 года (7 000 руб.) работнику выплачена 25.05.2017. Сумма НДФЛ, исчисленная с отпускных, составила 910 руб.

В разд. 2 расчета за полугодие 2017 года данная операция отразится следующим образом:

– по строке 100 указывается 25.05.2017;

– по строке 110 – 25.05.2017;

– по строке 120 – 31.05.2017;

– по строке 130 – 7 000;

– по строке 140 – 910.

Порядок отражения в разд. 2 расчета операций по оплате отпуска с последующим увольнением разъясняется в Письме ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@. Допустим, что оплата отпуска произведена 15.03.2017. В этом случае в разд. 2 расчета за I квартал 2017 года такая операция отразится следующим образом:

– по строке 100 указывается 15.03.2017;

– по строке 110 – 15.03.2017;

– по строке 120 – 31.03.2017;

Оплата услуг, оказанных по договору гражданско-правового характера. Датой фактического получения дохода в виде вознаграждения за оказание услуг по договору гражданско-правового характера считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

С физическим лицом 05.02.2017 заключен договор гражданско-правового характера на выполнение строительных работ. Акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору гражданско-правового характера подписан в марте 2017 года, а вознаграждение в сумме 20 000 руб. физическому лицу за оказание услуг по данному договору выплачено в апреле 2017 года (06.04.2017). Сумма исчисленного НДФЛ составила 2 600 руб.

Данная операция подлежит отражению в разд. 1 и 2 расчета за полугодие 2017 года. При этом в разд. 2 необходимо указать:

– по строке 100 – 06.04.2017;

– по строке 110 – 06.04.2017;

– по строке 120 – 07.04.2017;

– по строке 130 – 20 000;

– по строке 140 – 2 600.

Оплата больничных. Датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Работник находился на больничном с 5 по 9 июня 2017 года. Пособие выплачено 15 июня 2017 года после представления листка временной нетрудоспособности.

В разд. 2 расчета 6-НДФЛ данные операции отразятся следующим образом:

– по строке 100 – 15.06.2017;

– по строке 110 – 15.06.2017;

– по строке 120 – 30.06.2017;

– по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Пособие по временной нетрудоспособности, начисленное работнику за июнь 2017 года, перечислено 5 июля 2017 года.

Данная операция подлежит отражению в разд. 1, 2 расчета за девять месяцев 2017 года. При этом при заполнении разд. 2 расчета операция по выплате в июле пособия отражается следующим образом:

– по строке 100 – 05.07.2017;

– по строке 110 – 05.07.2017;

– по строке 120 – 31.07.2017;

– по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Поскольку пособие фактически перечислено в июле, основания для отражения данной операции в строках 020 и 040 разд. 1 расчета за полугодие 2017 года отсутствуют. Наличие значений в указанных строках будет считаться ошибкой (п. 9 Письма № ГД-4-11/22216@).

Выплата премий. В целях отражения в расчете сумм премий необходимо правильно определить дату фактической ее выплаты. Вот что на этот счет разъясняет ФНС:

– по строке 100 – 28.02.2017;

– по строке 110 – 28.04.2017;

– по строке 120 – 02.05.2017 (с учетом положений п. 7 ст. 6.1 НК РФ);

– по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Главное изменение: налоговики вправе оштрафовать компанию на 500 руб., только если
из-за ошибок в 6-НДФЛ пострадали бюджет или сотрудники.

Не за все недостоверные сведения в 6-НДФЛ компании грозит штраф в размере 500 руб.
К такому выводу впервые пришли чиновники из ФНС. Для штрафа есть два условия.
Во-первых, ошибка должна приводить к недоимке по НДФЛ в базе инспекции. Например,
в разделе 2 расчета компания случайно завысила налог, но в бюджет перечислила
верную сумму. Во-вторых, ошибка должна нарушать права работников — например право
на вычеты.

Из Налогового кодекса не ясно, какие ошибки в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ можно считать
недостоверными сведениями. Сказано лишь, что за них есть штраф — 500 руб. (ст. 126.1
НК РФ). Раньше налоговики разъясняли, что штраф возможен за любые ошибки (письмо
ФНС России от 9 августа 2016 г. № ГД-4-11/14515). Новое мнение чиновников выгодно
компаниям. Теперь за незначительные недочеты в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ компанию
не оштрафуют. К примеру, если в строках 110 и 120 расчета бухгалтер написал
одинаковый срок удержания и уплаты НДФЛ и такая же дата стоит в платежке. Ошибки,
за которые оштрафуют, — в таблице.

За какие ошибки в 6-НДФЛ налоговики оштрафуют компанию

Ситуация	Почему это опасно	Как правильно
Компания записала в строку 020 необлагаемый доход. Например, декретное пособие	Налоговики решат, что компания рассчитала и удержала НДФЛ не со всех облагаемых доходов	Необлагаемые выплаты из статьи 217 Налогового кодекса РФ в расчет не включайте. Это правило касается обоих разделов расчета
Вместо 8000 руб. налога компания в строке 140 по ошибке написала 80 000 руб. Налог перечислила верно — 8000 руб.	Налоговики решат, что компания перечислила в бюджет не весь исчисленный налог	Сумма налога к уплате по строке 140 и сумма НДФЛ из платежки должны быть одинаковыми
Компания по строке 120 указала срок уплаты НДФЛ с отпускных — следующий день после их выдачи. А налог заплатила в последний день месяца	Налоговики решат, что компания заплатила налог с опозданием	Срок уплаты налога с отпускных — последний день месяца, в котором их выдали. Эту дату и надо приводить в строке 120 расчета 6-НДФЛ

В письме чиновники также напомнили, как показывать неденежные подарки в 6-НДФЛ.
Если выдали подарок стоимостью более 4000 руб. человеку, который других доходов
от компании в течение года не получит, отразите это в обоих разделах расчета.
В разделе 1 приведите суммы дохода и налога по строкам 020 и 040. А по строке 080
покажите, что налог невозможно удержать. В разделе 2 пишите дату выдачи подарка
и сумму по строкам 100 и 130. Налог не удерживаете, поэтому по строкам 110—120 и 140
ставьте нули. Образец.

Если в III квартале у вас были подобные операции, но в разделе 2 расчета вы их
не отражали, уточненку можете не подавать. Налог вы не занизили, поэтому штрафовать
за недостоверные сведения налоговики не станут.